Kannattaako omaisuudenhallinnan miettimiseen käyttää aikaa?

Tämä kirjoitus on toinen osa blogisarjaa, joka perustuu Executive MBA -opinnäytetyöhöni ”Tavoitteita Suomen vesihuollolle omaisuudenhallinnan näkökulmasta”. 

Mieti hetki seuraavia kysymyksiä:

• Onko toiminnan kustannustehokkuutta vaikea perustella omistajalle tai asiakkaille?
• Onko taloudellinen ja tekninen henkilöstö vaikeaa saada puhumaan samaa kieltä?
• Pitäisikö riskienhallinnan olla systemaattisempi osa toimintaa ja päätöksentekoa tai onko se hajaantunut erilaisiksi menettelyiksi eri toiminnoissa?
• Onko organisaation toiminta hajautunutta ja kaikilla oma agendansa?
• Onko toiminnassa liian paljon ”tulipalojen sammuttelua” ja päällekkäisten asioiden tekemistä?
• Puuttuuko pitkän tähtäimen suunnitelma ja näkemys siitä, kuinka omaisuudesta pitäisi pitää huolta ja mitä se vaatii?
• Vaatiko omaisuus kasvavia investointeja?
• Onko tarkkaa tietoa siitä, mitä omaisuutta tarkalleen onkaan olemassa ja missä kunnossa se on?

(Lista on mukaelma brittiläisestä omaisuudenhallintasuosituksesta An Anatomy of Asset Management, IAM 2015)

Jos vastasit kyllä yhteen tai useampaan kysymykseen, omaisuudenhallinnalle kannattaa todellakin uhrata aikaa.

Omaisuudenhallinnan määritelmät

Kansainvälisesti läpimurtoaan tekevä omaisuudenhallinnan standardisarja ISO 550XX on hyvä viitekehys, jonka avulla voi ryhtyä tutustumaan erilaisiin omaisuudenhallintaa parantaviin johtamiskäytäntöihin.

Mutta mitä omaisuudenhallinta sitten on? Rakkaalla lapsella on monta määritelmää, tässä niistä kolme:

1. Omaisuudenhallinta on organisaation koordinoitu toiminta, jolla hyödynnetään omaisuuden arvo. (Suomen standardoimisliitto SFS ry ISO 55000, 2014)
   
2. Omaisuudenhallinta on systemaattista ja koordinoitua toimintaa ja käytäntöjä, joilla organisaatio saavuttaa optimaalisesti ja kestävällä tavalla tavoitteensa, sekä suorittaa kustannustehokkaasti omaisuutensa elinkaarenhallinnan. (IPWEA, 2015)
   
3. Omaisuudenhallinta on paljon muutakin kuin touhuamista omaisuuden kanssa. Se on arvon tuottamista omaisuuden avulla. Se on työkalu organisaatio ajattelun muutoksessa yhdenmukaiseen ajatteluun ja kulttuuriin. Jokainen organisaatio määrittelee itse, mitkä ovat sen arvoa tuottavat asiat, kenelle ne tuotetaan ja millä keinoilla.  (IAM, 2015)

Omaisuudenhallinnan määrittelyyn liitetään myös kiinteästi neljä periaatetta: arvo, yhdenmukaisuus, johtajuus ja varmuus. Lisäksi tavoitellaan haluttua tasapainoa kolmen keskeisen tekijän välillä: suorituskyky, rahan käyttö (investoinnit ja kulut) ja riskit.

Arvo

Vesihuoltoa ei voida harjoittaa ilman omaisuutta, joka tässä yhteydessä tarkoittaa esimerkiksi koneita, putkia, vettä, ihmisiä, osaamista ja tietoa. Tämän omaisuuden on tuotettava arvoa siihen liittyville sidosryhmille, kuten asiakkaille, omistajille, erilaisille yhteistyökumppaneille, työntekijöille ja koko yhteiskunnalle. Jokaiselle sidosryhmälle vesihuolto tuottaa erilaista arvoa, joka on tunnistettava ja määritettävä. Tämä on yksi keskeisimmistä ja haastavimmista tehtävistä, mutta antaa raamit sille, mihin toiminnan suunnittelussa tulee panostaa.

Eri sidosryhmien arvoja voivat olla esimerkiksi:

• Puhdas ja toimitusvarma vesi kohtuullisella hinnalla
• Asiantunteva palvelu
• Sujuva yhteistyö eri hankkeissa
• Ympäristöä kunnioittava toiminta
• Kohtuullinen varma tuotto
• Hyvä työpaikka

Yhdenmukaisuus

Määritellyt tavoitteet pitää muuntaa yhdenmukaisesti suunnitelmiksi ja operatiiviseksi toiminnaksi. Käytännössä ”juhlapuheiden” on siis vastattava käytäntöä, jotta tavoitteet on mahdollista saavuttaa.

Johtajuus

Koko organisaation johtaminen ja kulttuuri tukevat haluttuja tavoitteita sekä sitä, että tekijöiden vastuut ja roolitus ovat selkeitä. Kaikki tietävät ja tulkitsevat tavoitteet samalla tavalla.

Varmuus

Toiminnan muodolliset prosessit ja ohjeistukset ovat kunnossa ja tukevat määritettyä tavoitetta. Varmuudella voidaan tarkoittaa myös toiminnan jatkuvaa seurantaa ja mittaamista, jolla varmistetaan toiminnan onnistuminen.

Riskit – raha – suorituskyky

Usein tavoitteet voivat olla ristiriitaisia keskenään, eikä kaikkia voida saavuttaa. Tästä syystä on äärimmäisen tärkeää tunnistaa vaatimukset eri sidosryhmiltä (arvo) ja vaatimusten välinen yhteys toisiinsa sekä kustannuksiin ja riskeihin. Tämän tiedon avulla voidaan määrittää tasapaino haluttujen tavoitteiden välillä eli saavuttaa riittävä suorituskyky, kohtuullisella hinnalla ja hallinnassa olevalla riskitasolla.

Riskipohjaisuus

Standardi perustuu eri näkökulmissaan vahvasti riskiperusteisuuteen eli riskien tunnistamiseen, arviointiin ja hallintaan. Riskit eivät ole missään toiminnassa täysin vältettävissä. Vesihuollossa usein toistettu lause on: ”Elämme kahden kriisin välistä aikaa: edellisen tiedämme ja tulevaan voimme mahdollisuuksien mukaan varautua ja yrittää pitää sen mahdollisimman kaukana”.

Jos tunnistit tästä kirjoituksesta tuttuja tai ajatuksia herättäviä asioita omaisuudenhallinnasta, suosittelen tutustumaan standardisarjaan ISO 550XX. Se antaa paljon paremmat eväät johtamisjärjestelmän rakentamiseen juuri vesilaitokselle kuin vaikkapa yleisemmät ISO 9001 tai ISO14001 -standardit. Rakenteen puolesta mainitut standardit ovat kuitenkin identtisiä ja niiden elementtejä on varsin helppo yhdistää toisiinsa. Ymmärrys kokonaisuudesta on olennainen pointti. Mitään toimintaa ei kannata alkaa rakentaa yksittäisen standardin päälle, vaan tarkastella toimintaa standardin näkökulmien kautta ja terävöittää sitä niiltä osin kuin tarpeellista on.

Ps. Standardi ei todennäköisesti avaudu kertalukemisella. Apuna kannattaa käyttää esimerkiksi kotimaisia aiheeseen liittyvä suosituksia ja ohjeistuksia tai kattavammin vaikkapa englanninkielisiä IAM-ohjeita. Oheinen video voi myös olla avuksi: https://youtu.be/Zp62O373q3c

Kimmo Järvinen
Kehittämispäällikkö, Alva-yhtiöt Oy

Aikaisemmin julkaistu blogisarjan ensimmäinen osa:
07/2020 Omaisuudenhallinta – kokonaisvaltaista johtamista vai infran hallintaa

Tulevat blogisarjan osat ja niiden alustavat julkaisuajankohdat ovat:

08/2020 Mikä on muuttunut ja mikä on muuttumassa
09/2020 Miten omaisuudenhallinta voi auttaa parempaan vesihuoltoon
09/2020 Havaintoja meiltä ja maailmalta
10/2020 Valmistautumista vesihuoltopäivien esitykseen
11/2020 Vesihuoltopäivien antia omaisuudenhallinnasta

Työ on kokonaisuudessaan ladattavissa täältä.